Domande e risposte sulla metodologia Agile
Quanto è Agile la tua azienda?
Metodologia Agile: una concetto alla moda che hai di sicuro sentito anche nella tua azienda. Quasi tutti ne parlano, ma in pochi sanno davvero come funziona. Infatti il contesto è fondamentale per comprenderlo. Con i numerosi concetti diversi della metodologia Agile è facile confondersi.
Affinché nella tua azienda Agile non sia solo una parola di tendenza ma un vero e proprio stile di lavoro, è importante che i tuoi dipendenti ne conoscano il significato, lo svolgimento e i metodi di lavoro Agile. Abbiamo quindi risposto alle domande più frequenti su questo argomento. Forse c'è qualcosa di nuovo anche per te!
Cos'è il lavoro Agile e cosa si intende con questo concetto?
Lavorare assieme in un’azienda agile pone il lavoro di squadra come elemento principale del successo di un’azienda. La classica assegnazione di ruoli, da parte del management che si assume tutte le responsabilità e l’impiegato che agisce di conseguenza, verrà abolita. Il nuovo motto sarà: “Lavora in maniera più intelligente”, dato che nell’ambito del lavoro agile un team si assume sempre la responsabilità condivisa per le decisioni che vengono prese. Il management ha il compito di supportare e rafforzare il team.
Spiegazione del termine
Su quali principi si basa il lavoro Agile?
- Il cliente è il re: l'obiettivo del metodo Agile Agile è soddisfare il cliente (che può essere un cliente vero e proprio o anche un reparto della stessa azienda). I suoi problemi e le sue aspettative sono al centro di questa metodologia.
- Il processo di lavoro Agile avviene sempre in team. Il team si organizza, lavora a stretto contatto e agisce sotto la propria responsabilità. Generalmente un team ottimale è composto da cinque a otto persone.
- La partecipazione a un progetto deve essere volontaria in modo che la motivazione sia e resti elevata. È importante mettere a disposizione gli strumenti necessari: la mancanza di mezzi e risorse può compromettere il successo. Se non fosse possibile, è fondamentale comunicare con i membri del team per aumentarne la motivazione e ridurre il senso di frustrazione. Trasparenza è la parola chiave.
- Sono i membri del team a definire obiettivi concreti e misurabili. È importante assegnare delle priorità ai compiti da svolgere e seguirle passo dopo passo per raggiungere gli obiettivi.
- Riunioni regolari sono imprescindibili. Per garantire la trasparenza è importante controllare con regolarità l'andamento del progetto e organizzare o, se necessario, ridefinire i passi successivi.
- Ogni team Agile controlla i suoi progressi.
Da quando esiste la metodologia Agile?
Naturalmente i più puristi direbbero “da sempre!”, perché anche la costruzione di una casa può essere considerato un processo Agile. Ma dal punto di vista scientifico le prime idee e discussioni sul lavoro Agile sono state pubblicate negli anni '50 e '70. Il cosiddetto “Manifesto Agile” è del 2001: si riferisce a un insieme di metodi di sviluppo del software per gestire progetti complessi. È così che è nato il lavoro Agile!
Perché Agile?
Quali sono i vantaggi del lavoro Agile?
- Il lavoro Agile è molto efficiente
- Processi Agile permettono di reagire velocemente ai cambiamenti
- Un prodotto o uno stato viene migliorato costantemente; il risultato finale viene raggiunto con soluzioni intermedie veloci
- Collaboratori qualificati e motivati vedono velocemente i risultati del loro lavoro e non perdono la motivazione
Attenzione: è fondamentale che un'azienda promuova e introduca la metodologia Agile senza forzature perché la collaborazione dei dipendenti è imprescindibile. Per i dirigenti questo significa avere fiducia e rinunciare al controllo, mentre per i dipendenti significa responsabilità e lavoro di squadra.
Quali sono gli svantaggi del lavoro Agile?
- Generalmente il prodotto finale e l'end user experience non sono al centro del lavoro del team Agile. A seconda della complessità del percorso verso il prodotto finale, c'è anche il rischio di perdersi in soluzioni Agile intermedie.
- Nelle aziende tradizionali gestite in modo conservativo, la metodologia Agile può entrare in conflitto con i processi formali standard dell'azienda. Il lavoro Agile dei dipendenti raramente è in linea con le linee guida e il controllo costante dall'alto.
- Alcuni dipendenti preferiscono soddisfare gli ordini che ricevono dall'alto e non si sentono a proprio agio con troppe responsabilità.
Diventare Agile
Come introdurre il lavoro Agile in azienda?
L'introduzione di metodologie Agile in azienda è un processo di apprendimento che interessa tutte le figure coinvolte. Per questo motivo molte aziende ricorrono a consulenze esterne. Le strutture organizzative Agile devono svilupparsi lentamente, l'azienda deve adattarvisi. È un processo (Agile, ovviamente) che richiede tempo.
Innanzitutto è necessario che nell'azienda ci sia una chiara comprensione del concetto Agile. Quando si introducono questo tipo di processi, generalmente le grandi aziende si affidano a dipendenti che in passato hanno già dimostrato spirito di iniziativa e senso di responsabilità: questi sono i membri migliori per i team Agile.
Durante le prime fasi, i responsabili delle risorse umane e i dirigenti devono partecipare, accompagnare e osservare le riunioni del team, ma senza imporsi. Ogni due/quattro settimane ci si riunisce per analizzare e discutere in modo retrospettivo su ciò che è andato bene e ciò che è andato meno bene.
Su cosa si basa un processo Agile?
Un processo Agile si basa su tre principi:
- Incontri regolari: i cosiddetti stand-up meeting, che generalmente non durano più di 15 minuti e possono tenersi ogni giorno. A seconda del tema di lavoro e delle esigenze del gruppo, può anche diventare un appuntamento settimanale o di un'ora. Durante questi incontri si valuta cosa occorre a ogni partecipante per raggiungere i propri obiettivi e cosa può fare per sostenere gli altri partecipanti.
- Trasparenza: una lavagna mostra a tutti i partecipanti chi sta lavorando su quale argomento, cosa è stato fatto e cosa deve essere ancora concluso. È importante segnare eventuali problemi che impediscono la conclusione di un compito. Generalmente si utilizza una lavagna Kanban: puoi realizzarla anche tu con una lavagna a spilli e dei post-it oppure puoi lavorare con le lavagne planning.
- Feedback: si tratta di riunioni regolari per ricapitolare cosa è andato bene e cosa no. Gli aspetti negativi vanno contrastati sviluppando strategie di correzione da attuare immediatamente.
Come funziona il lavoro Agile per i progetti?
I progetti sono particolarmente adatti per sperimentare metodi di lavoro Agile. Queste procedure faranno bene di sicuro anche ai tuoi progetti:
- Passo dopo passo: dividi un progetto grande in piccoli sotto-progetti, chiamati anche sprint, pubblicane il risultato e misurane il successo. Ogni sotto-progetto corrisponde a un compito sulla lavagna Kanban: poiché i singoli sotto-processi si basano l'uno sull'altro, inserendoli in ordine logico si assegnano automaticamente delle priorità e si prepara la tabella di marcia del progetto.
Un sotto-progetto può includere anche dei pacchetti di attività e pertanto spesso i partecipanti creano le loro piccole lavagne Kanban per registrare lo stato di avanzamento dei loro compiti personali. - Restare flessibili: per reagire rapidamente alle esigenze sempre nuove di un progetto, è importante pianificare concretamente anche il sotto-progetto successivo (e in alcuni casi anche quello dopo). Ciò che viene dopo deve essere già stabilito a grandi linee.
- Cambiare prospettiva: il progetto e il sotto-progetto devono concentrarsi sul cliente o sull'utente. Poniti sempre la domanda: “Come posso aiutare il mio cliente a...”. In questo modo non perderai di vista il significato e lo scopo del progetto.
Metodologie Agile
Cos'è un framework di gestione Agile?
Quando si è sicuri di voler utilizzare processi di lavoro Agile nella propria azienda, si prepara un framework di gestione. Ciò significa che all'introduzione di metodi Agile con gruppi pilota, segue sempre lo sviluppo di un framework (o quadro di riferimento). Grazie alla loro esperienza, i gruppi pilota possono assisterti nella creazione del quadro di riferimento per la tua azienda. In pratica sono due le metodologie più utilizzate: Scrum e Kanban. Insieme ai tuoi gruppi pilota, ora puoi definire il quadro di riferimento più adatto a te.
Nello sviluppo di software ci sono altre metodologie specifiche, che però risultano meno adatte per altri settori come il marketing, la gestione di prodotti o di contenuti.
Cosa si intende con metodo Scrum?
Scrum è un termine preso in prestito dal rugby, e significa mischia. E infatti è proprio così: lo Scrum si basa sul presupposto che i progetti sono generalmente talmente complessi, che è difficile prepararne uno completo fin dall'inizio. Il metodo Scrum contrasta la mischia con un piccolo team che collabora intensamente, ottimizzando il progetto passo-passo basandosi su sotto-compiti (approccio incrementale), ripetendoli (approccio iterativo) e attingendo all'esperienza acquisita (approccio empirico).
Il metodo Scrum si basa su tre principi: trasparenza, ispezione e adattamento. Questo significa che tutti i partecipanti devono essere sempre informati sullo stato del progetto e su possibili problemi, che potrebbero ostacolarne il progresso. Si deve verificare con regolarità se le fasi di lavoro pianificate sono ancora valide e, se necessario, si devono modificare in base alle nuove esigenze.
La metodologia Scrum divide un grande progetto in diversi moduli più piccoli. Un modulo comprende diversi compiti da eseguire entro un periodo di tempo prestabilito, il cosiddetto sprint.
Per garantire che i processi Scrum siano conformi alle regole, nel team Scrum ci sono ruoli chiaramente definiti.
Quali sono i ruoli in un classico progetto Scrum?
Lo sviluppo di software prevede cinque ruoli tipici, che devono sempre essere assegnati per il successo di un progetto Agile:
- Scrum Master: è il portavoce della cultura Agile e al tempo stesso è il responsabile del suo team. Conosce il progetto alla perfezione, consiglia e supporta il team di sviluppo. Il suo partner più importante è il Product Owner: insieme a lui definisce i compiti all'interno di un sotto-progetto.
- Product Owner: fissa gli obiettivi di ogni sotto-progetto in cosiddetti sprint e deve accertarsi che tutti i partecipanti li comprendano. Poiché ha anche la responsabilità del progetto, prepara anche i singoli compiti all'interno di un sotto-progetto. In questo modo il Product Owner dà priorità agli incarichi più importanti e posticipa quelli meno urgenti.
- Subject Matter Expert: è la persona che conosce al meglio determinati argomenti. Ma poiché, generalmente, una sola persona non può sapere tutto, mentre molte persone sanno molte cose diverse, la gestione Agile dei progetti viene anche chiamata Subject Matter Group. In caso di domande, i membri del Subject Matter Group contattano il Product Owner, che a sua volta le discute con il team di implementazione e definisce le priorità.
- Business Owner: è colui che rende un progetto possibile. Praticamente si tratta di una specie di “sponsor”. La responsabilità, tuttavia, è del Product Owner, che deve contattare il Business Owner in caso di necessità di supporto – di solito di natura finanziaria.
- Team di Sviluppo: sono le persone che lavorano effettivamente al progetto. Implementano i requisiti stabiliti dal Product Owner.
Cosa significa Kanban?
Kanban è una metodologia che permette di visualizzare e assegnare priorità alle richieste ricevute dal team di progetto. Inoltre permette di rappresentare i progressi raggiunti nell'elaborazione di tali richieste. Ogni attività viene registrata su una carta.
Ecco come funziona:
Innanzitutto tutte le carte vengono attaccate in una colonna: si tratta del cosiddetto Backlog delle attività (o to-do list), a cui poi andranno assegnate le priorità.
Nella colonna accanto (chiamata “Da fare”) si inseriscono solo le attività che devono essere svolte per prime.
Ogni collaboratore di un team deve svolgere una di queste attività. Generalmente sono i singoli membri del team a decidere quale incarico vogliono svolgere.
Quando un incarico è concluso, la carta viene spostata dalla colonna “Da fare” alla colonna “Fatto”.
Ognuno può vedere se nella colonna “Da fare” rimangono troppe carte e quindi intervenire immediatamente per implementare le soluzioni necessarie.
A proposito: ogni progetto è composto essenzialmente da singoli compiti o pacchetti di lavoro e pertanto il metodo Kanban può essere usato per tutti i progetti e combinato con altri metodi.
Qual è la differenza tra Scrum e Kanban?
Entrambi i metodi funzionano in modo simile. Scrum è tuttavia più regolamentato e, di conseguenza, più vincolante: i ruoli assegnati all'interno di un team comportano un grado di responsabilità maggiore e le scadenze stabilite non sono negoziabili. Kanban invece è un po' più libero e punta alla chiarezza. Un compito non svolto può anche essere posticipato alla settimana successiva, senza che le priorità debbano essere completamente ridefinite. Rispetto a Scrum, Kanban risulta quindi più informativo, ma anche meno organizzato.
Attenzione: in molte aziende si utilizzano spesso forme miste di Scrum e Kanban, che si sviluppano in modo automatico da fasi di lavoro Agile: si tratta di Scrumban.