Smart working
11 consigli per riuscire a lavorare bene da casa
Sono sempre più numerose le aziende che offrono al proprio personale la possibilità di lavorare da casa, è il cosiddetto smart working. La scelta comporta tuttavia delle sfide: per essere davvero produttivi lavorando da casa, non è sufficiente accendere un computer portatile. La postazione di lavoro deve essere ben strutturata e la giornata lavorativa richiede un’organizzazione precisa per sviluppare un nuovo ritmo.
Ecco i nostri preziosi consigli per lavorare al meglio anche tra le mura di casa: quale attrezzatura serve, come organizzare la giornata e come collaborare con i colleghi da remoto.
Cosa serve per lavorare da casa
Innanzitutto è necessario creare uno spazio nel quale sia possibile lavorare in una posizione corretta e con la concentrazione necessaria. Se la postazione è smart, diventa più semplice attivare la modalità ufficio, ma anche uscirne una volta che si è finito di lavorare. Ecco quattro consigli per avere tutto sotto controllo.
1. Cerca un posto adeguato
Passare dal tavolo della cucina al divano e dal divano al giardino consente sicuramente di variare ambiente, ma fa anche perdere concentrazione. Serve necessariamente un posto da destinare solo al lavoro.
Naturalmente l’ideale è avere a disposizione una stanza, ma non sempre è possibile. Spesso è sufficiente una zona separata dal resto della casa e la separazione può essere ottenuta anche visivamente con soluzioni come piante, scaffali e pareti divisorie.
2. Illumina correttamente la zona
Come in ufficio anche a casa è importante che la postazione di lavoro abbia un’illuminazione ottimale. La luce naturale è l’ideale, ma non deve essere eccessiva. Le tende, lunghe o a rullo, sono in grado di riparare dalla luce eccessiva.
Attenzione ai riflessi! Le finestre non devono riflettersi nello schermo, la luce riflessa stanca gli occhi più rapidamente. Quindi il monitor deve essere posizionato lateralmente rispetto alle finestre.
Se la luce naturale non è sufficiente, una lampada da scrivania può essere una soluzione. L’intensità deve essere almeno di 500 Lux. Ecco cosa devi sapere sulle soluzioni intelligenti per illuminare ogni postazione di lavoro.
3. Scegli una sedia da ufficio comoda
Anche lavorando da casa trascorrerai la maggior parte del tempo su una sedia. E per essere comoda, la sedia da ufficio deve essere necessariamente ergonomica e consentire una posizione corretta per la schiena.
Il vantaggio di lavorare da casa è che è possibile scegliere la sedia che preferisci invece di doverti far piacere quella che trovi in azienda. È importante, perché non esiste la sedia da ufficio giusta che va bene per tutti. Ecco come scegliere la sedia da ufficio più adatta a te.
4. Tieni l’attrezzatura necessaria a portata di mano
L’attrezzatura necessaria per essere efficienti e produttivi è qualcosa che tendiamo a sottovalutare. Ciò che in ufficio è scontato, a casa diventa subito più complicato.
Ad esempio, anche dal WiFi di casa dovrebbe essere possibile accedere a tutti i programmi e alla rete aziendale. Le cuffie dovrebbero sempre essere a portata di mano per collegarsi a una videochiamata. E la stampante deve essere collegata correttamente. In questo modo eviti di dover sempre cercare qualcosa e risparmi tempo e nervoso.
Come organizzare correttamente la giornata
Una volta che la postazione per lavorare da casa sarà correttamente attrezzata, niente potrà più ostacolare le tue giornate produttive. Anche se, forse, le distrazioni e la mancanza di una routine potrebbero avere un peso. Ecco quattro consigli per organizzare la giornata di lavoro da casa.
1. Stabilisci degli orari
Lavorando da casa, il confine tra lavoro e tempo libero scompare in un attimo. Non doversi spostare fisicamente elimina quella fase che separa la casa dal lavoro.
L’ideale, per contrastare quest’assenza di confini, è stabilire orari fissi di inizio e di fine della giornata lavorativa. Comunica questi orari anche ai tuoi famigliari, così sapranno quando sei “al lavoro” e non verranno a disturbarti facendoti perdere la concentrazione.
2. Scegli l’abbigliamento adatto
La tentazione di stare tutto il giorno in pigiama o in vestaglia è forte. Però l’abbigliamento incide sugli stati d’animo e difficilmente ci si sente davvero produttivi con un look trasandato.
Ovviamente non è necessario indossare completi o vestiti eleganti se si lavora da casa, però è bene scegliere abiti comodi che si potrebbero usare anche in ufficio. Così anche la videochiamata improvvisa con il capo non ti metterà in difficoltà.
3. Prevedi delle pause regolari
Anche a casa è importante fare una pausa prima di perdere la concentrazione. Dopo un’ora di concentrazione sul lavoro servono dai cinque ai dieci minuti di riposo, ed è importante alzarsi dalla scrivania, fare due passi dentro casa, aprire la finestra e respirare un po’ d’aria fresca.
Dopo pranzo ti viene sonno? Un sonnellino di 20 minuti, il famoso “power nap”, consente di superare la stanchezza e di affrontare il resto del pomeriggio con nuova energia. Però il riposino non deve durare più di 20 minuti, altrimenti il sonno diventa profondo.
4. Evita distrazioni
Il collega che continua a passare dalla tua scrivania non può più distrarti, però ci sono altre distrazioni: i piatti da lavare in cucina, la TV accesa e la tentazione di prendere quel libro interessante che hai iniziato a leggere ieri sera.
Per poterti concentrare davvero sul lavoro, tutti questi fattori di disturbo devono scomparire. Smartphone, tablet e libri devono essere lontani e, se possibile, disabilita tutte le notifiche.
Ecco come lavorare con i colleghi da remoto
Se tutti i colleghi lavorano da casa, lavorare insieme comporta nuove sfide. Ecco tre consigli per un lavoro di squadra efficace anche in smart working.
1. Usa strumenti di collaborazione
Da casa non puoi alzarti per andare a chiedere una cosa al collega nell’ufficio di fianco. Le modalità di comunicazione e collaborazione all’interno dei team cambiano quando si lavora da casa.
Per fortuna esistono numerosi strumenti utili che rendono possibile la collaborazione. Ecco i nostri preferiti:
- Devi chiedere un’informazione rapida a una collega? Potete chattare su Slack.
- Devi spiegare una cosa a un collega? Con Loom puoi creare un video mostrando ciò che fai sullo schermo.
- Cerchi l’ultima versione di un documento? Puoi lavorare ai documenti insieme ai colleghi su Google Drive o Microsoft OneDrive.
- Vuoi controllare lo stato di avanzamento di un progetto? Grazie ai software di project management Trello o Monday hai sempre tutto sotto controllo.
2. Crea le aspettative giuste
In ufficio gli orari sono noti a tutti, tutti fanno le pause alle stessa ora e chi non è in ufficio è per forza a una riunione o ha finito di lavorare prima. Quando invece si lavora da casa non è sempre così facile sapere quando i colleghi sono disponibili.
Per evitare malumori, se non puoi rispondere immediatamente a un messaggio urgente, devi fare in modo che aspettative sulla tua reperibilità siano molto chiare. Fai sapere in quali orari sei raggiungibile via chat o videochiamata, quando vuoi lavorare senza distrazioni e in quali momenti sei alla scrivania. I tuoi colleghi impareranno a rispettare i limiti.
3. Trova il tempo per un caffè insieme
Non sottovalutare mai l’importanza dei brevi momenti di scambio informale e personale con i colleghi e le colleghe. Spesso è ciò di cui si sente maggiormente la mancanza in smart working, c’è addirittura chi soffre la solitudine.
Affronta la questione in modo mirato prevedendo dei momenti per prendere un caffè insieme, anche solo per 10 minuti al telefono o per una breve videochiamata con i colleghi preferiti.
Stai cercando l’attrezzatura giusta per lavorare da casa? Dalle sedie da ufficio alle attrezzature ergonomiche fino ai prodotti per la pulizia: tutto ciò che ti serve per lo smart working è qui.
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